複数施設、複数OTAのメッセージを効率的に管理できていますか？
複数スタッフで返信作業を一元管理するには、PCとGmailがオススメです。
PCとGmailで返信作業を一元管理
PCとGmail（ブラウザ）で、以下のように返信作業を管理しましょう。
一元管理の方法
【分担】
- 施設ごとに担当分け
- 時間帯ごとなどで、リーダーを決める
【返信方法】
- GmailをPCのブラウザで開く
- AirbnbやBooking.comは別タブの管理画面から返信
- 楽天トラベルやじゃらんは、Gmailで直接返信
※Gmail直接返信はBeds24ユーザーのみ可能
【返信状況の判断】
- 未読＝返信していない
- 既読＝返信対応中
- アーカイブ（非表示にする）＝返信済み
一元管理のメリット
上記の方法には、以下のメリットがあります。
- 誰がどのメールを返信すべきか、一目瞭然
- 返信が重複するミスが起きない
- 誤って別担当のメールを開いても、未読に戻せる
- 同じウィンドウ内で作業が完結する
スマホでは一元管理できない
複数のスタッフが各々のスマホを使い、OTAアプリで返信作業を行うと、
①施設Aの担当が、誤って施設Bの新着メッセージを開封
②OTAアプリは開封したメッセージを未読に戻すことができない
③施設Bの担当がメッセージを見落とし、返信が漏れる
といったトラブルが発生する可能性があります。
また、OTAアプリは返信漏れがないか確認しにくいのも難点です。
前述のPCとGmailの方法であれば、返信漏れの有無は一目で判断できます。
以下に、PCとGmailで効率的に管理するための土台作りを解説します。
Gmailでラベルを自動振り分け
こちらの方法で、ラベルが自動振り分けされるように設定しましょう。
- どの施設のゲストからの連絡か
- どのOTAのゲストからの連絡か
が可視化され、誰がどのメールに返信すべきかを一目で判断できます。
また、前述のように、OTAによって、
- 記載されたリンクから管理画面にアクセスして返信
- Gmailから直接返信
のように返信方法が異なります。
ラベルにより、メールを開いてから返信方法を判断する必要はありません。
最後に
返信作業は、PCとGmailで効率的に管理しましょう。
スマホではできない、時短と効率化が実現します。
