ゲストに返信をする際、全て手打ちで文章を入力していませんか？
そんな方は返信を時短するために、以下の2つを実施しましょう。
①よく使うフレーズをユーザー辞書に登録
②よく使う文章をGmailのテンプレート（以下：テンプレ）に登録
ユーザー辞書とは
よく使う単語やフレーズを、任意の単語で変換できるようにする機能です。
（例）
あ→ありがとうございます。
ご→ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
ユーザー辞書とテンプレで短縮できる時間
1日30件やりとりがある場合、ひと月あたり12.5時間もの時短になります。
- 筆者が実際に5行の文章をタイピングして算出
- 手打ちした場合、約60秒で完了
- フレーズをユーザー辞書に登録した場合、10秒で完了
- テンプレの場合も、ユーザー辞書と同様に10秒で完了
- （60秒−10秒）×30件 ＝ 1,500秒＝25分／日
- 25分×30日＝750分 ＝ 12.5時間／月
1.ユーザー辞書の登録方法と注意点
Windowsのユーザー辞書登録方法です（Macユーザーの方はこちら）。
画像の箇所を右クリック→『単語の登録』から登録しましょう。
画像元：よく使う単語は辞書に登録
『単語』にはフレーズ、『よみ』にはひらがなを入れます。
詳しくは以下のページをご覧ください。
よく使う単語はパソコンで単語登録（辞書登録）が便利！単語登録の仕方
〜注意点〜
改行を含む文章の登録はできません。
正常にフレーズが登録できない場合は、以下の対応を実施してください。
①『名詞』ではなく『その他』にチェック
②『固有名詞』を選択して登録
〜ユーザー辞書に登録するべきフレーズや単語〜
よろしければこちらからコピーしてご利用ください。
住所、電話番号、メールアドレスは打ち間違い防止のため、登録必須です。
2.Gmailテンプレートの登録方法と注意点
こちらの方法でGmailにテンプレを登録しましょう。
よくある問い合わせに対し、10秒ほどで返信できるようになります。
テンプレには画像も登録できるので、非常に便利です。
〜注意点〜
スマホのGmailではテンプレ機能が利用できません。
スマホのメモアプリなどに文章を保存し、コピペで対応しましょう。
最後に
よく使うフレーズはユーザー辞書に登録しましょう。
よくある質問への返信内容は、 Gmailのテンプレに登録がオススメです。
上記を実施することで、返信業務を大幅に時短することができます。
