![ゲストへの返信速度を改善](https://i0.wp.com/co-reception.com/wp-content/uploads/2022/01/%E3%82%B1%E3%82%99%E3%82%B9%E3%83%88%E3%81%B8%E3%81%AE%E8%BF%94%E4%BF%A1%E9%80%9F%E5%BA%A6%E3%82%92%E6%94%B9%E5%96%84.png?w=1080&ssl=1)
ゲストに返信をする際、全て手打ちで文章を入力していませんか?
そんな方は返信を時短するために、以下の2つを実施しましょう。
①よく使うフレーズをユーザー辞書に登録
②よく使う文章をGmailのテンプレート(以下:テンプレ)に登録
ユーザー辞書とは
![ユーザー辞書の機能](https://i0.wp.com/co-reception.com/wp-content/uploads/2022/01/%E3%83%A6%E3%83%BC%E3%82%B5%E3%82%99%E3%83%BC%E8%BE%9E%E6%9B%B8%E3%81%AE%E6%A9%9F%E8%83%BD.png?w=1080&ssl=1)
よく使う単語やフレーズを、任意の単語で変換できるようにする機能です。
(例)
あ→ありがとうございます。
ご→ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
ユーザー辞書とテンプレで短縮できる時間
1日30件やりとりがある場合、ひと月あたり12.5時間もの時短になります。
- 筆者が実際に5行の文章をタイピングして算出
- 手打ちした場合、約60秒で完了
- フレーズをユーザー辞書に登録した場合、10秒で完了
- テンプレの場合も、ユーザー辞書と同様に10秒で完了
- (60秒−10秒)×30件 = 1,500秒=25分/日
- 25分×30日=750分 = 12.5時間/月
1.ユーザー辞書の登録方法と注意点
Windowsのユーザー辞書登録方法です(Macユーザーの方はこちら)。
画像の箇所を右クリック→『単語の登録』から登録しましょう。
![ユーザー辞書に単語を登録](https://i0.wp.com/co-reception.com/wp-content/uploads/2022/01/%E3%83%A6%E3%83%BC%E3%82%B5%E3%82%99%E3%83%BC%E8%BE%9E%E6%9B%B8%E3%81%AB%E5%8D%98%E8%AA%9E%E3%82%92%E7%99%BB%E9%8C%B2.png?w=1080&ssl=1)
画像元:よく使う単語は辞書に登録
『単語』にはフレーズ、『よみ』にはひらがなを入れます。
![単語の登録](https://i0.wp.com/co-reception.com/wp-content/uploads/2022/01/%E5%8D%98%E8%AA%9E%E3%81%AE%E7%99%BB%E9%8C%B2.png?w=1080&ssl=1)
詳しくは以下のページをご覧ください。
よく使う単語はパソコンで単語登録(辞書登録)が便利!単語登録の仕方
〜注意点〜
改行を含む文章の登録はできません。
正常にフレーズが登録できない場合は、以下の対応を実施してください。
①『名詞』ではなく『その他』にチェック
②『固有名詞』を選択して登録
〜ユーザー辞書に登録するべきフレーズや単語〜
よろしければこちらからコピーしてご利用ください。
住所、電話番号、メールアドレスは打ち間違い防止のため、登録必須です。
![ユーザー辞書に登録すべきフレーズや単語](https://i0.wp.com/co-reception.com/wp-content/uploads/2022/01/%E3%83%A6%E3%83%BC%E3%82%B5%E3%82%99%E3%83%BC%E8%BE%9E%E6%9B%B8%E3%81%AB%E7%99%BB%E9%8C%B2%E3%81%99%E3%81%B8%E3%82%99%E3%81%8D%E3%83%95%E3%83%AC%E3%83%BC%E3%82%B9%E3%82%99%E3%82%84%E5%8D%98%E8%AA%9E.png?w=1080&ssl=1)
2.Gmailテンプレートの登録方法と注意点
こちらの方法でGmailにテンプレを登録しましょう。
よくある問い合わせに対し、10秒ほどで返信できるようになります。
![Gmailテンプレート](https://i0.wp.com/co-reception.com/wp-content/uploads/2022/01/Gmail%E3%83%86%E3%83%B3%E3%83%95%E3%82%9A%E3%83%AC%E3%83%BC%E3%83%88.png?w=1080&ssl=1)
テンプレには画像も登録できるので、非常に便利です。
〜注意点〜
スマホのGmailではテンプレ機能が利用できません。
スマホのメモアプリなどに文章を保存し、コピペで対応しましょう。
最後に
よく使うフレーズはユーザー辞書に登録しましょう。
よくある質問への返信内容は、 Gmailのテンプレに登録がオススメです。
上記を実施することで、返信業務を大幅に時短することができます。