テンプレートを使用してメール作成時間を削減
こちらの記事では、多くのユーザーに利用されているGmailで使用可能なテンプレートの機能についてまとめました。ゲストから来るよく似た質問に対して、毎回同じ内容の文章を打つ時間を削減するために、テンプレートを設定しましょう。
（１）テンプレートの有効化
1.パソコンでGmailを開きます。
2.画面右上の[設定アイコン] > [すべての設定を表示]をクリックします。
3.メニューの[詳細]をクリックします。
4.テンプレートの[有効にする]を選択します。
5.ページ下部の[変更を保存]をクリックします。
（２）テンプレートの作成方法
1.画面左上の[作成]ボタンをクリックします(新規メッセージが開きます)。
2.署名を設定している場合は、署名を消します。
3..本文を入力します。※リンクや画像も挿入可能です。
6.[メニュー] > [テンプレート] > [下書きをテンプレートとして保存] > [新しいテンプレートとして保存]をクリックします。
7.[保存]をクリックします。※3.で件名を入力していた場合、自動でテンプレート名に反映されます。任意の名前に変更可能です。
8.上記の手順で、問い合わせの多い内容のテンプレートを作成しましょう。
（３）テンプレートの使用方法
1.ゲストから届いたメールのスレッドを開いて[返信]をクリックします。
2.[メニュー] > [テンプレート] > [テンプレートの挿入]から該当するテンプレート名をクリックします。
3.[Ctrl]＋[Enter]で送信します。※ゲスト名やスタッフ名、修正が必要と判断した箇所は編集してから送信します。
Gmailのテンプレートについて、詳しくはこちら(外部リンク)
Beds24のAuto Actionを使用して、ゲストにチェックイン案内や、リマインドメールを自動で送信する「自動送信メール」の設定もおすすめです。設定をご希望の施設名を明記の上メールサポートよりご連絡ください。
