Beds24でチェックイン案内のPDFを自動生成＆自動送信

宿からゲストに送る、チェックイン案内のPDFに関する内容です。

以下の作業、慣れていないとなかなか大変ですよね。

• チェックイン案内をパワーポイントなどで作成
• PDFに変換して保存
• クラウドに保存してURLを取得
• メールの定型文にURLを挿入

今回は、Beds24で上記の手間を削減する方法の紹介です。

※自社HPやじゃらんなど、ゲストのメールアドレスに連絡できるOTAが対象

Beds24でPDF案内を自動化

Beds24を使用して、テンプレートを1つ作成すれば、カンタンに

• ゲストごと、施設ごとに内容が変わるPDFを自動生成
• PDFを添付したメールを自動送信

することができます。

以下は、ゲスト目線のメールとPDFです。

注意点

仮アドレスが発行されるOTAのゲストには、PDFを送付できません。

Beds24以外で作成したPDFのURLを共有することで、対応は可能です。

チェックイン案内のPDFの設定方法

ゲスト管理 > 予約テンプレートで設定します。

未使用のテンプレートを編集しましょう。

設定が困難な場合は、メールサポートにお問い合わせください。

弊社で用意したテンプレートを無料でコピーさせていただきます。

以下、設定のポイントの紹介です。

変数を使用する

変数は、ゲスト別、施設別の内容に自動変換されます。

1つテンプレートを用意すれば、別施設にコピーしてそのまま利用可能です。

変数について、詳しくはこちら

※無理に変数を利用する必要はありません。

文字の大きさや太さを編集

文字の大きさ、太さ、中央揃えなど、基本的に直感で操作できます。

画像の赤枠で囲った箇所が、文字の編集に使用するボタンです。

一部はテンプレートごとに編集が必要

• 文字にリンクを挿入
• 画像を挿入

これらは、変数でカバーすることができません。

以下の解説をもとに、テンプレートごとに編集してください。

文字にリンクを挿入

画像を挿入

①Beds24に画像をアップロード（詳細）

②画像のURLをコピー

③ゲスト管理 > 予約テンプレートで以下のように操作

自動送信メールを設定

『メッセージ』タブでテンプレートを選択します。

なお、予約元のOTAから仮アドレスが発行されるOTAは除外します。

こちらの設定は複雑なため、メールサポートに依頼してください。

最後に

チェックイン案内のPDF送信はBeds24で自動化しましょう。