宿からゲストに送る、チェックイン案内のPDFに関する内容です。
以下の作業、慣れていないとなかなか大変ですよね。
- チェックイン案内をパワーポイントなどで作成
- PDFに変換して保存
- クラウドに保存してURLを取得
- メールの定型文にURLを挿入
今回は、Beds24で上記の手間を削減する方法の紹介です。
※自社HPやじゃらんなど、ゲストのメールアドレスに連絡できるOTAが対象
Beds24でPDF案内を自動化
Beds24を使用して、テンプレートを1つ作成すれば、カンタンに
- ゲストごと、施設ごとに内容が変わるPDFを自動生成
- PDFを添付したメールを自動送信
することができます。
以下は、ゲスト目線のメールとPDFです。
注意点
仮アドレスが発行されるOTAのゲストには、PDFを送付できません。
Beds24以外で作成したPDFのURLを共有することで、対応は可能です。
チェックイン案内のPDFの設定方法
ゲスト管理 > 予約テンプレートで設定します。
未使用のテンプレートを編集しましょう。
以下、設定のポイントの紹介です。
変数を使用する
変数は、ゲスト別、施設別の内容に自動変換されます。
1つテンプレートを用意すれば、別施設にコピーしてそのまま利用可能です。
変数について、詳しくはこちら
※無理に変数を利用する必要はありません。
文字の大きさや太さを編集
文字の大きさ、太さ、中央揃えなど、基本的に直感で操作できます。
画像の赤枠で囲った箇所が、文字の編集に使用するボタンです。
一部はテンプレートごとに編集が必要
- 文字にリンクを挿入
- 画像を挿入
これらは、変数でカバーすることができません。
以下の解説をもとに、テンプレートごとに編集してください。
文字にリンクを挿入
画像を挿入
①Beds24に画像をアップロード（詳細）
②画像のURLをコピー
③ゲスト管理 > 予約テンプレートで以下のように操作
最後に
チェックイン案内のPDF送信はBeds24で自動化しましょう。
