Beds24のオートアクションについて
- オートアクションは、決めたタイミングで、メールを送るなどの作業をBeds24が自動でやってくれる機能です。
- オートアクションはBeds24の利用料金内でご利用いただけます（SMSだけは1通ごとに料金がかかります）。
- 決めるのは3つです。トリガー（いつ）→ 条件（どの予約に）→ アクション（何をする）。
- きっかけは「予約が入ったとき」「チェックイン」「チェックアウト」の3つ。そこから何日前・何日後かを決めます。
- できることは、メール・SMSの送信、予約の状態や色の変更、Infoコード（予約に貼る付せん）の付け外し、宿泊費の自動集金などです。
- 設定はBeds24にご依頼していただけます。
1. オートアクションで、決めたとおりに自動で動く
最初に1回、「いつ」「どの予約に」「何をする」を決めておきます。
あとは予約が入るたびに、オートアクションがそのとおりに動きます。
ゲストへのメールも、宿の人へのお知らせも、毎回手で送る必要がなくなります。
2. 決めるのは3つ：トリガー → 条件 → アクション
| 決めること | 中身 | 例 |
|---|---|---|
| トリガー（きっかけ） | いつ動かすか | チェックインの3日前 |
| 条件 | どの予約に動かすか | Airbnbの予約だけ |
| アクション（動作） | 何をするか | 道案内のメールを送る |
この3つを決めれば、1つのオートアクションができあがります。
自動で動かすほかに、予約の画面から好きなときに手で動かす使い方もできます。
3. トリガー：きっかけは3つ。そこから何日前・何日後
きっかけは、次の3つから選びます。
- 予約が入ったとき（すぐ、1日後 など）
- チェックイン（3日前、前日、当日 など）
- チェックアウト（当日、1日後 など）
タイミングは「何日前・何日後」で決めます。チェックインの日にちで、動かす予約の期間をしぼることもできます。
4. 条件：当てはまる予約にだけ動かす
条件を付けると、当てはまる予約にだけアクションが動きます。
| 条件 | たとえば |
|---|---|
| 施設・部屋 | この施設の予約だけ |
| 予約サイト | 自社サイトの予約だけ、予約サイト経由の予約だけ |
| 予約の状態 | 確定した予約だけ、支払いが残っている予約だけ |
| Infoコード（付せん） | 付せんが貼ってある予約だけ、貼っていない予約だけ |
| 予約の中身 | 人数や国など、予約の項目が当てはまるものだけ |
条件を組み合わせると、「この施設の、Airbnbの予約だけ」のように細かくしぼれます。
5. アクション：できることは主に6つ
| アクション | できること |
|---|---|
| メールを送る | ゲストや宿の人に、決めた文面を送る。予約サイトのメッセージにも送れる。請求書などをPDFで付けられる |
| SMSを送る | ゲストの携帯電話に短い文を送る（1通ごとに料金がかかります） |
| 予約の状態や色を変える | 予約の状態や、Beds24のカレンダーでの予約の色を変える |
| Infoコードを付ける | 予約に付せん（目印）を貼る・はがす |
| 宿泊費を自動で集金する | 予約に「支払いの予定」を入れておくと、決めた日にStripe（カード決済のサービス）でカードから集金する。請求の明細も追加できる |
| ほかのサービスに知らせる | API・Webhook（ほかのサービスに自動で知らせるしくみ）で、LINE通知などにつなぐ |
集金も自動にできます。たとえば「予約のときに30%、チェックインの14日前に残りを集金する」と決めておけば、決めた日にカードから集金されます。使うには、Beds24とStripeをつないでおきます。
6. たとえば、ゲストへの連絡を自動にする
| タイミング | 送る内容 |
|---|---|
| 予約が入ったら | お礼と、宿泊者名簿を書いてもらうページのリンク |
| チェックインの3日前 | 駅からの道案内 |
| チェックインの2日前 | リモートロックの暗証番号 |
| チェックアウトの1日後 | レビューのお願い |
リモートロック（スマートロック）とBeds24をつなぐと、予約ごとに暗証番号が自動で作られ、滞在中だけ使えます。その暗証番号を、オートアクションでゲストに送れます。条件で「支払いが済んだ予約だけ」にしぼって送ることもできます。
一度作れば、どの予約にも同じタイミングで届きます。
7. 宿の人へのお知らせにも使える
ゲストに送るだけでなく、宿の人に知らせることもできます。
- 新しい予約が入った
- メールアドレスに不備がある予約が入った（楽天トラベル・一休.comの予約など）
- カード決済が失敗した
オーナーやスタッフに、メールやLINEで届きます。気づきたい予約に、すぐ気づけます。
8. Infoコードは、予約に貼る「付せん」
Infoコードは、予約に貼っておく付せん（目印）のようなものです。
| 順番 | 流れ |
|---|---|
| ① | 「GUIDE」が付いた予約に動くオートアクションを作っておく（例：道案内を送る） |
| ② | 予約に付せん「GUIDE」が付く（オートアクションで自動でも、手動でも付けられる） |
| ③ | ①のオートアクションが動き、ゲストに道案内が届く |
Infoコードについて
- Infoコードは、自分で作ることもできます（例：「GUIDE」）。
- Infoコードを自動で付けるオートアクションを作れます。
- Infoコードは、手動で付けることもできます。
付せんは、予約の一覧やレポートで探すときにも使えます。
